SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Chafter VI

 “ Siklus Pengeluaran Bagian II Prosedur Pemprosesan, Penggajian dan Aktiva Tetap”

            Adapun tujuan dari siklus pengeluaran yaitu mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dan sumber daya manusia yang di perlukan untuk menjalankan bisnis.

1.   GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN

Pemprosesan gaji pada karyawan merupakan sistem pembelian kredit, secara teori cek gaji harus dapat di proses melalui sistem utang usaha dan membayar gaji tersebut. Berikut proses dalam pembayaran gaji karyawan yaitu :

a.          Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang di tetapkan merubah petunjuk pada asset tetap.

b.         Penulisan cek kepada karyawan harus memerlukan pengendalian khusus

c.          Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus yang relatif lancar.

2.   SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

a.       Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.

b.      Produksi, karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja (Time Record) kartu pekerjaan dan waktu kerja.

c.       Akuntansi Biaya, departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead

d.      Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi.

e.       Departemen utang, departemen utang usaha (Accounts Payable) memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima dan pengeluaran kas sebesar biaya tersebut.

f.       Pengeluaran Kas, manajer dibagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya dan kemudian menandatanganinya lalu mengirimkannya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada karyawan.

g.      Buku Besar, departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusian bagian tenaga kerja dan bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.

3.   PENGENDALIAN PENGGAJIAN

a.       Otorisasi Transaksi, formulir kegiatan personalia memasukkan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian.

b.      Pemisahan Tugas, fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi tunggu personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar perjam.

c.       Suverpisi, wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen

d.      Catatan Akuntansi, Jejak audit dalam penggajian harus ada yaitu sebagai berikut:

·         Kartu waktu, pekerjaan, dan bukti kas keluar.

·         Informasi jurnal

·         Akun buku besar pembantu

·         Akun buku besar umum

e.       Pengendalian Akses, aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas, keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi.

f.       Verifikasi Independen, verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran ( Paymaster), utang usaha, dan buku besar umum.

4.   SISTEM PENGENDALIAN BERBASIS KOMPUTER

a.       Otomatisasi sistem penggajian menggunakan pemprosesan batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan) tersebut sering kali cocok dengan pemprosesan batch dan life berurutan.

·         Implikasi pengendalian, kekuatan dan kelemahan dari sistem ini dama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang di bahas sebelumnya.

b.      Merakayasa ulang sistem penggajian

Untuk perusahaan yang berukuran besar dan sedang, pemprosesan gaji sering disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia.

·         Personalia

·         Akuntansi Biaya

·         Penjagaan Waktu

·         Pemprosesan Data

·         Implikasi Pengendalian

5.   SISTEM AKTIVA TETAP

Aktiva tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis, item-item ini relatif permanen dan seing kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan.

a.       Logika sistem aktiva tetap

·         Akuisisi aktiva, merupakan akuisisi aktia dimulai dari manajer departemen yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.

·         Pemeliharaan aktiva, merupakan pemeliharaan yang melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersbut menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

·         Pemghapusan aktiva, merupakan ketika aktiva mencapi titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus di hapus dan buku besar pembantu aktiva tetap.

b.      Sistem pengendalian tetap berbasis komputer

Pada pengendalian berbasis komputer ini menggambarkan sistem aktiva tetap berbasis komputer untuk pembahasannya ini di tampilkan secara realtime, akan tetapi, perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar mungkin menggunakan pemprosesan batch.

·         Prosedur akuisisi

·         Pemeliharaan aktiva

·         Prosedur penghapusan

c.       Mengendalikan sistem aktiva tetap

Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dan siklus pengenluaran kebanyakan pengendaliannya juga sama dan telah dibahas.

·         Pengendalian otorisasi

·         Pengendalian supervise

·         Pengendalian verifikasi independen.