SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Chafter V

Siklus Pengeluaran Bagian I Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

            Tujuan dari siklus pengeluaran ini untuk mengubah kas perusahaan dalam bentuk bahan baku fisik seta sumber daya manusia yang di butuhkan untuk menjalankan bisnis.

1.      Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas

a.       Sistem Pemprosesan Pembelian

Diagram arus data dalam figur gambaran umum berbagai proses membentuk sistem pemprosesan pembelian, dibagi dengan beberapa tahapan yaitu :

·      Fungsi pembelian dimulai dengan mengenal kebutuhan untuk membentuk persediaan kembali observasi catatan persediaan.

·      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan memilih memadai membuat pesanan pembelian.

·      Informasi mengenai penerimaan barang di gunakan untuk memperbarui persediaan.

2.      Sistem Manual

a.       Pengendalian Persediaan

Perusahaan mengurangi persediaan dengan mentransfer barang ke gudang, dan menyiapkan permintaan pembelian. Lalu permintaan pembelian tersebut dikirim kepada pihak pembelian.

b.      Departemen Pembelian

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirmya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian (Purchase Order).

c.       Bagian Penerimaan

Kebanyakan perusahaan mengalami waktu tunggu dengan kurun waktu yang lama, antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan. Dalam kurun waktu ini, berbagai salinan PO berada di file sementara berbagai komponen.

d.      Bagian Utang Usaha

Bagian utang usaha telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Perusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang tersebut.

e.       Bagian Utang Usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha, tiap hari bagian staf administrasi bagian utang usaha meminjam file voucher utang terbuka, atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan menerima voucher serta dokumen pendukungnya.

f.       Bagian Pengeluaran Kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya.

g.      Bagian Buku Besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha

3.      Pengendalian Siklus Pengeluaran

Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang di spesifikasikan dalam beberapa tahap :

a.       Otorisasi Transaksi

·         Subsistem Pembelian

Bagian pengendalian bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat pengeluaran secara terus menerus.

·         Subsistem Pengeluaran Kas

Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran melalui bukti kas keluar.

b.      Pemisahan Pekerjaan

·         Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang, Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utamanya adalah persediaan.

·         Pemisahan bagian buku besar dan usaha dengan pengeluaran kas, aktiva yang berpotemsi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas catatan yang mengendalikan aktiva ini adalah buku penerimaan utang usaha dan cek, mencatat akun kas.

c.       Supervise

Yaitu area yang mendapat manfaat paling banyak dan supervise dan supervise di siklus pengeluaran adalah bagian penerimaan.

·         Inseveksi Aktiva

·         Pencurian Aktiva

d.      Catatan Akuntansi

Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dan dokumen sumbernya hingga kelaporan keuangan.

e.       Pengendalian Akses

·         Akses langsung

·         Akses tidak langsung

f.     Verifikasi Independen

·         Verifikasi independen oleh bagian utang usaha, bagian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang di lakukan lainnya dalam sistem ini.

·         Verifikasi independen oleh bagian buku besar, bagian buku besar memberikan verifikasi independen lainnya dalam sistem bagian ini menerima voucher jurnal dan bagian pengendalian persediaan.