SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Chafter VI

 “ Siklus Pengeluaran Bagian II Prosedur Pemprosesan, Penggajian dan Aktiva Tetap”

            Adapun tujuan dari siklus pengeluaran yaitu mengonversi kas perusahaan ke materi fisik dan sumber daya manusia yang di perlukan untuk menjalankan bisnis.

1.   GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN

Pemprosesan gaji pada karyawan merupakan sistem pembelian kredit, secara teori cek gaji harus dapat di proses melalui sistem utang usaha dan membayar gaji tersebut. Berikut proses dalam pembayaran gaji karyawan yaitu :

a.          Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang di tetapkan merubah petunjuk pada asset tetap.

b.         Penulisan cek kepada karyawan harus memerlukan pengendalian khusus

c.          Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus yang relatif lancar.

2.   SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

a.       Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian berbagai formulir kegiatan personalia.

b.      Produksi, karyawan produksi menyiapakan dua jenis kartu catatan waktu kerja (Time Record) kartu pekerjaan dan waktu kerja.

c.       Akuntansi Biaya, departemen akuntansi biaya menggunakan kartu pekerjaan untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja kea kun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead

d.      Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi.

e.       Departemen utang, departemen utang usaha (Accounts Payable) memeriksa kebenaran daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima dan pengeluaran kas sebesar biaya tersebut.

f.       Pengeluaran Kas, manajer dibagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian, memeriksanya dan kemudian menandatanganinya lalu mengirimkannya kepusat pembayaran untuk didistribusikan kepada karyawan.

g.      Buku Besar, departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusian bagian tenaga kerja dan bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.

3.   PENGENDALIAN PENGGAJIAN

a.       Otorisasi Transaksi, formulir kegiatan personalia memasukkan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian.

b.      Pemisahan Tugas, fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi tunggu personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayaran ke bagian penggajian untuk karyawan yang dibayar perjam.

c.       Suverpisi, wilayah lain yang berisiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen

d.      Catatan Akuntansi, Jejak audit dalam penggajian harus ada yaitu sebagai berikut:

·         Kartu waktu, pekerjaan, dan bukti kas keluar.

·         Informasi jurnal

·         Akun buku besar pembantu

·         Akun buku besar umum

e.       Pengendalian Akses, aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas, keduanya dapat disalah gunakan melalui akses yang tidak benar kecatatan akuntansi.

f.       Verifikasi Independen, verifikasi jam kerja, pengurus pembayaran ( Paymaster), utang usaha, dan buku besar umum.

4.   SISTEM PENGENDALIAN BERBASIS KOMPUTER

a.       Otomatisasi sistem penggajian menggunakan pemprosesan batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan) tersebut sering kali cocok dengan pemprosesan batch dan life berurutan.

·         Implikasi pengendalian, kekuatan dan kelemahan dari sistem ini dama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang di bahas sebelumnya.

b.      Merakayasa ulang sistem penggajian

Untuk perusahaan yang berukuran besar dan sedang, pemprosesan gaji sering disatukan dalam sistem manajemen sumber daya manusia.

·         Personalia

·         Akuntansi Biaya

·         Penjagaan Waktu

·         Pemprosesan Data

·         Implikasi Pengendalian

5.   SISTEM AKTIVA TETAP

Aktiva tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis, item-item ini relatif permanen dan seing kali secara kolektif mencerminkan investasi keuangan terbesar perusahaan.

a.       Logika sistem aktiva tetap

·         Akuisisi aktiva, merupakan akuisisi aktia dimulai dari manajer departemen yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.

·         Pemeliharaan aktiva, merupakan pemeliharaan yang melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersbut menyusut sepanjang waktu pemakaiannya.

·         Pemghapusan aktiva, merupakan ketika aktiva mencapi titik akhir dari umur ekonomisnya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus di hapus dan buku besar pembantu aktiva tetap.

b.      Sistem pengendalian tetap berbasis komputer

Pada pengendalian berbasis komputer ini menggambarkan sistem aktiva tetap berbasis komputer untuk pembahasannya ini di tampilkan secara realtime, akan tetapi, perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar mungkin menggunakan pemprosesan batch.

·         Prosedur akuisisi

·         Pemeliharaan aktiva

·         Prosedur penghapusan

c.       Mengendalikan sistem aktiva tetap

Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dan siklus pengenluaran kebanyakan pengendaliannya juga sama dan telah dibahas.

·         Pengendalian otorisasi

·         Pengendalian supervise

·         Pengendalian verifikasi independen.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Chafter V

Siklus Pengeluaran Bagian I Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas

            Tujuan dari siklus pengeluaran ini untuk mengubah kas perusahaan dalam bentuk bahan baku fisik seta sumber daya manusia yang di butuhkan untuk menjalankan bisnis.

1.      Aktivitas Pembelian dan Pengeluaran Kas

a.       Sistem Pemprosesan Pembelian

Diagram arus data dalam figur gambaran umum berbagai proses membentuk sistem pemprosesan pembelian, dibagi dengan beberapa tahapan yaitu :

·      Fungsi pembelian dimulai dengan mengenal kebutuhan untuk membentuk persediaan kembali observasi catatan persediaan.

·      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan memilih memadai membuat pesanan pembelian.

·      Informasi mengenai penerimaan barang di gunakan untuk memperbarui persediaan.

2.      Sistem Manual

a.       Pengendalian Persediaan

Perusahaan mengurangi persediaan dengan mentransfer barang ke gudang, dan menyiapkan permintaan pembelian. Lalu permintaan pembelian tersebut dikirim kepada pihak pembelian.

b.      Departemen Pembelian

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirmya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian (Purchase Order).

c.       Bagian Penerimaan

Kebanyakan perusahaan mengalami waktu tunggu dengan kurun waktu yang lama, antara memasukkan pesanan dengan menerima persediaan. Dalam kurun waktu ini, berbagai salinan PO berada di file sementara berbagai komponen.

d.      Bagian Utang Usaha

Bagian utang usaha telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Perusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang tersebut.

e.       Bagian Utang Usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha, tiap hari bagian staf administrasi bagian utang usaha meminjam file voucher utang terbuka, atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan menerima voucher serta dokumen pendukungnya.

f.       Bagian Pengeluaran Kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya.

g.      Bagian Buku Besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha

3.      Pengendalian Siklus Pengeluaran

Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran berdasarkan prosedur pengendalian yang di spesifikasikan dalam beberapa tahap :

a.       Otorisasi Transaksi

·         Subsistem Pembelian

Bagian pengendalian bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat pengeluaran secara terus menerus.

·         Subsistem Pengeluaran Kas

Bagian utang usaha mengotorisasi pengeluaran melalui bukti kas keluar.

b.      Pemisahan Pekerjaan

·         Pemisahan pengendalian persediaan dari gudang, Dalam subsistem pembelian, aktiva fisik utamanya adalah persediaan.

·         Pemisahan bagian buku besar dan usaha dengan pengeluaran kas, aktiva yang berpotemsi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas catatan yang mengendalikan aktiva ini adalah buku penerimaan utang usaha dan cek, mencatat akun kas.

c.       Supervise

Yaitu area yang mendapat manfaat paling banyak dan supervise dan supervise di siklus pengeluaran adalah bagian penerimaan.

·         Inseveksi Aktiva

·         Pencurian Aktiva

d.      Catatan Akuntansi

Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dan dokumen sumbernya hingga kelaporan keuangan.

e.       Pengendalian Akses

·         Akses langsung

·         Akses tidak langsung

f.     Verifikasi Independen

·         Verifikasi independen oleh bagian utang usaha, bagian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang di lakukan lainnya dalam sistem ini.

·         Verifikasi independen oleh bagian buku besar, bagian buku besar memberikan verifikasi independen lainnya dalam sistem bagian ini menerima voucher jurnal dan bagian pengendalian persediaan.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Chafter I

 “ Sistem Informasi Akuntansi “

1.      Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

a.       Pengertian Sistem

Yaitu sekelompok komponen yang di gabung menjadi untuk mencapai tujuan tertentu yang saling berhubungan dan tidak bisa di pisahkan dalam satu komponen. Misalnya : dalam suatu Negara, Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kota, provinsi, kabupaten, kecamatan, desa, dll. Yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu Negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada didalam Negara tersebut.

b.      Pengertian Informasi

Yaitu data yang di proses atau hasil dari system yang kita dapatkan dan diolah kembali untuk mengambil keputusan, jadi system itulah yang menghasilkan data dan menjadikan data tersebut menjadi informasi.

c.       Pengertian Akuntansi

Yaitu proses pencatatan atau pengidentifikasian, menyajikan data yang berhubungan dengan keuangan.

Jadi system informasi akuntansi yaitu : sekelompok atau kumpulan dari berbagai komponen dari berbagai sumber menjadi sebuah data yang menghasilkan informasi baik itu yang mengolah data maupun mengolah angka yang saling berhubungan dengan keuangan atau berbagai transaksi-transaksi dalam siklus akuntansi dalam suatu perusahaan atau lembaga lainnya.

2.      Fungsi system informasi akuntansi

a.       Mengumpulkan dan menyimpan data

b.      Memproses data-data menjadi informasi

c.       Lebih mengefisiensikan waktu atau tidak membuang-buang waktu

d.      Lebih jelas dan akurat.

3.      Elemen-elemen dalam system informasi akuntansi

a.       SDM

b.      Taat prosedur

c.       Mengumpulkan formulir data keuangan

d.      Hardware perangkat untuk system

e.       Softwore perangkat akuntansi

4.      Subsistem dalam system informasi akuntansi

a.       System pemprosesan transaksi

b.      System pembukuan atau buku besar

c.       System pelaporan manajemen

5.      Penjelasan alur informasi internal dan eksternal

a.       Top Management

Yaitu top management ini harus merumuskan rencana kegiatan jenjang jangka panjang dalam suatu perusahaan dalam waktu 1 tahun keatas

b.      Middle Management

Yaitu middle management ini harus merumuskan rencana kegiatan jenjang jangka pendek dalam suatu perusahaan dalam waktu 3 bulan, 6 bulan dan maksimal 1 tahun

c.       Operations Management

Yaitu setelah merumuskan rencana dari top dan middle management baru pihak management operasi menjalankan rumusan salah dari top dan middle management diatas.

d.      Operations personal

Yaitu seorang yang memiliki tugas dan tanggungjawab untuk membantu seluruh aktifitas kegiatan operasional daam suatu perusahaan.

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan 2 arah yaitu : arah horizontal dan arah vertical. Yaitu :

a.    Arus horizontal

Yaitu merupakan pendukung kegiatan operasional yang berupa informasi rinci tentang transaksi pembelian barang, tagihan utang, dan bahan-bahan mentah yang di gunakan.

b.      Arus Vertical

Yaitu informasi yang di gunakan untuk mengarah pada kegiatan management yang berupa rangkaian berupa rangkain yaitu